En una bodega hay muchas cosas que hacer, muchas tareas que coordinar y muchas personas con las que comunicarse cada día para que todo funcione bajo el plan previsto.

Lo sé bien porque me encargo de dirigir la estrategia de marketing de varias bodegas y necesito coordinarme bien con ellas y sus proveedores, teniendo en cuenta ferias, viajes, vendimia y otras fechas clave en el campo y en la bodega…

El tiempo es limitado, así que me gusta usarlo de forma inteligente y poder dedicar la mayor parte de ese tiempo a temas que aporten valor a mis clientes y les ayuden a mejorar su posicionamiento en el mercado y aumentar sus ventas.

De hecho, me resulta muy frustrante cuando tengo que dedicar más tiempo del necesario a temas operativos y rutinarios por una mala organización o gestión mía o de las personas con las que trabajo en equipo.

Por eso, hoy quiero darte 7 consejos muy sencillos y prácticos que te ayudarán a ser mucho más eficiente trabajando, además que favorecer que todas las personas con las que trabajas también lo sean y puedan dedicar más parte de su tiempo a asuntos y tareas que aporten más valor a la bodega.

7 Consejos prácticos para gestionar mejor tu tiempo

1# Usa bien el asunto de los emails. Si envías un email sobre el diseño de un anuncio, usa el asunto: ‘Diseño anuncio X’. Eso ayudará a identificar rápido los mails relacionados con ese tema y seguir el hilo de la conversación tanto a ti como a las personas a las que les envíes este email.

Algo que me ocurre a veces con mis clientes es que yo les envío un email en el que trato sobre distribución en Barcelona y uso el asunto: ‘Distribución en Barcelona’ y entonces ellos aprovechan ese email para contarme una cosa sobre otro asunto en el que estábamos trabajando. Mal, porque ese asunto pendiente quedará oculto bajo un asunto inadecuado y nos será complicado encontrar el email y seguir el tema.

2# No envíes las cosas por Whatsapp excepto si se trata de algo rápido. Si se trata de un asunto que requiere un seguimiento, es mucho mejor dejarlo por escrito en un email y aunque la persona o personas a las que se lo envías tarden un poco más en leerlo, seguro que lo hacen cuando tengan tiempo de ponerse con ello.

3# Reduce el uso de teléfono a lo imprescindible. Resulta mucho más eficiente el email porque queda por escrito y la gente puede revisar lo que escribes todas las veces que necesite. Las palabras se las lleva el viento y es fácil olvidarlas o no recordar bien todos los puntos o detalles que se han hablado durante la conversación telefónica.

4# Fíjate unas horas determinadas al día para revisar tu email y tu whatsapp y dar respuesta. Y el resto del tiempo céntrate en trabajar en las tareas que tengas planificadas sin interrupciones. De lo contrario te resultará muy difícil concentrarte y necesitarás dedicar mucho más tiempo a cada tarea, además de estar todo el día estresado apagando fuegos que te impiden poner el foco en lo importante, que muchas veces no es lo urgente.

5# Si estás trabajando en equipo, recuerda poner en copia en los emails a todas las personas que necesitan estar informadas o participar en el tema. Pero tampoco te pases poniendo en copia a más gente de la necesaria porque conseguirás que cuando les envíes un email que realmente tienen que leer pasen de él.

6# Usa carpetas en la nube para compartir documentos con distintos equipos, por ejemplo, si hay una persona que lleva las redes sociales y otra que realiza la fotografía que luego se usará en redes, puedes crear una carpeta compartida en Google Drive, Dropbox o similar y dar acceso al communnity manager y a la fotógrafa. De esa forma, en cualquier momento podrás entrar a consultar el material que necesitan y editarlo, y todos tendréis acceso a la versión más actualizada sin tener que estar reenviándolo por email cada vez que cambia algo.

7# Utiliza Wetransfer o similar para enviar imágenes, presentaciones, vídeos y cualquier material que pese mucho. Será mucho más rápido y evitarás quedarte sin espacio en el servidor y quedarte sin correo electrónico cada dos por tres, algo que además siempre pasa en el peor momento, cuando estás de viaje, de vacaciones, cuando esperas que te envíen un email importante…

Espero que empieces a poner en práctica estos 7 sencillos consejos desde hoy mismo.

Serás mucho más efectivo trabajando, las personas de tu equipo, tus clientes y tus proveedores trabajarán mucho más a gusto contigo y te prestarán más atención y colaboración.

Y lo mejor de todo, podrás dedicar todo el tiempo que ahorras a algo mucho más importante, por ejemplo, definir una buena estrategia de ventas y marketing para tu bodega, conocer mejor a tus clientes o incluso disfrutar de más tiempo con tu familia y tus amigos.

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Acerca del autor de este post, Eva Bernabé

Soy Eva Bernabé, consultora de Marketing para el sector del Vino. Trabajo con empresas vitivinícolas que quieren diferenciarse y crear una marca reconocida en el mercado para atraer clientes y aumentar sus ventas.

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